Bảng kanban – Phương pháp trực quan để quản lý công việc hiệu quả

Bảng kanban (Kanban board) là phương pháp trực quan để quản lý công việc cá nhân hoặc doanh nghiệp một cách hiệu quả. Kanban giúp bạn sắp xếp công việc khoa học, tránh đa nhiệm, trì hoãn. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn cụ thể cách áp dụng kanban vào việc quản lý cá nhân ngay hôm nay.

Nếu bạn cảm thấy cuộc sống cá nhân hay công việc của mình dồn cục. Bạn cứ nhảy hết việc này qua việc khác trong ngày mà không xong gì cả. Hay bạn thấy mình lạc lối mò mẫm không đạt được kết quả mong muốn. Hãy thử áp dụng một phương pháp quản lý công việc hiệu quả của người Nhật - bảng Kanban. 

Đơn giản, trực quan, và dễ sử dụng. Kanban giúp cho việc lên kế hoạch, thực hiện và theo dõi mục tiêu của bạn trở nên nhanh chóng và dễ dàng. Cùng tìm hiểu nhé!

Kanban, tiếng Nhật có nghĩa là "bảng hiệu", được xây dựng bởi Taiichi Ohno - một kỹ sư của Toyota. Kanban bắt nguồn là một hệ thống sắp xếp công việc trực quan nằm tăng hiệu suất trong xưởng sản xuất công nghiệp. Nhờ bảng Kanban, các công việc trong mỗi quy trình được thể hiện rõ ràng cho tất cả các nhân công và kỹ sư. Từ đó, mỗi người nắm rõ công việc của mình ở quá khứ, hiện tại và tương lai.

Tuyệt vời là, Kanban không chỉ có tác dụng trong xưởng công nghiệp. Hàng ngàn người trên khắp thế giới đang sử dụng bảng Kanban mỗi ngày để quản lý công việc của mình hiệu quả. Bạn cũng hoàn toàn có thể áp dụng Kanban ngay hôm nay để săp xếp công việc dễ dàng hơn. 

Nói một cách đơn giản, Kanban là một bảng quản lý toàn bộ quy trình làm việc của bạn. Một bảng Kanban cá nhân bao gồm 3 cột rõ ràng: To Do (Cần làm), Doing (Đang làm) và Done (Đã làm). Mỗi cột như vậy lại bao gồm nhiều công việc. Mỗi công việc được viết trên một thẻ và được xếp theo tình trạng công việc đó (như hình dưới).

Bảng Kanban đơn giản, trực quan bởi chỉ cần liếc mắt một cái là bạn biết công việc cần làm là gì, cái nào trước cái nào sau, và ưu tiên hiện tại thế nào. Chính sự đơn giản và dễ nhìn này tạo nên sự đơn giản hoá cho bộ não về lộ trình tới mục tiêu của bạn.

Thứ nhất, phương pháp này giúp bạn trực quan hoá công việc. Mọi thứ rõ ràng. Bạn có bao nhiêu việc, đã làm bao nhiêu, còn bao nhiêu, nhìn một phát là thấy hết. 

Chính cái nhìn toàn cảnh này giúp bạn biết khối lượng công việc và tình trạng hiện tại. Thậm chí, nếu bạn sử dụng quen, nhìn vào Kanban bạn sẽ biết được vấn đề mình đang đối mặt để đạt được mục tiêu này là gì. 

Ví dụ nhé, nếu công việc của bạn ứ đọng tại To Do, có nghĩa là rất nhiều thẻ nhiệm vụ ở đó, đặc biệt là trong khoảng thời gian dài. Điều đó có nghĩa hoặc là project của bạn quá lớn, hãy chia nhỏ thành các mục tiêu nhí (milestone). Dùng Kanban để quản lý milestone hiện tại thay vì toàn project để đỡ thấy ngộp công việc.

Hoặc giả cột Doing của bạn quá nhiều, mà không có cái nào dời qua cột Done được, thì bạn đang gặp vấn đề đa nhiệm (multitasking). Đa nhiệm là việc bạn làm tùm lum thứ cùng lúc mà không xong việc nào. Bạn cũng biết não người không được thiết kế cho đa nhiệm. Chúng ta chỉ có thể tập trung một vấn đề tại một thời điểm. Việc nhảy qua nhảy lại quá nhiều thứ như vậy chỉ khiến bạn bận rộn mà không hiệu quả. Giải pháp đơn giản là hãy dời tất cả Doing về To Do. Rồi chọn ra 1 đến 2 việc để làm hiện tại và dời chúng về lại Doing. Chỉ sau khi làm xong bạn hãy tiếp tục những việc khác.

Cuối cùng, Kanban giúp bạn giảm trì hoãn. Một trong những nguyên nhân của trì hoãn là nỗi sợ. Sợ không điểu khiển được hết mọi việc. Sợ sai lầm. Sợ thất bại. Với phương pháp Kanban, thay vì đối diện với cả một project lớn, bạn chỉ cần hoàn thành một công việc duy nhất tại cột Doing. Điều đó dễ thực hiện hơn nhiều. Chính vì thế, nó mang lại cho bạn tự tin thực hiện.

Và cảm giác dời một công việc từ Doing sang Done chắc chắn là liều năng lượng tuyệt vời để bạn tiếp tục với các công việc mới!

Để sử dụng bảng Kanban hiệu quả, bạn hãy thực hiện các bước sau:

Bước này hay được gọi là brainstorm hoặc brain dump ấy. Bạn không cần nghĩ nhiều về việc nó có cần thiết không. Có làm được liền không. Có cần chia nhỏ hơn không. Những cái đó đều không quan trọng.

Đơn giản là cứ viết và viết. Tất cả những công việc bạn nhớ ra là mình cần hoặc đang thực hiện để đạt được mục tiêu. Hãy cứ viết hết xuống.

Hãy nhìn lại toàn bộ bảng Kanban của bạn sau khi đã sắp xếp các cột. Đánh giá xem mọi thứ đã được ghi nhận chưa? Có điều gì cần thêm bớt không?

Đặc biệt, nếu cột Doing của bạn có quá nhiều thì hãy dời bớt sang To Do. Mỗi thời điểm, hãy chỉ để 1-2 công việc thôi. Sau khi hoàn thành chúng thì hãy tiếp tục những công việc khác. Ít, mà hiệu quả.

Dễ ợt! Chọn một việc trong cột Doing, và tập trung hoàn thành nó. Sau khi "xử lý" xong hết cột Doing, tự hào sang chảnh lấp lánh dời chúng qua Done.

Tiếp tục chọn 1-2 công việc từ To Do sang Doing. Và lặp lại.

Nếu bạn thấy mình làm cả mấy ngày mà không xong được một công việc trong Doing, hãy đánh giá lại. Bạn gặp những khó khăn gì? Giải quyết ra sao? Đôi khi bạn nhận ra mình cần chia nhỏ công việc hiện tại thành nhiều công việc nhí khác để thực hiện từng cái một.

Vì Kanban chỉ cần 3 cột To Do, Doing và Done cùng các thẻ nhiệm vụ trong mỗi cột. Bạn có thể lựa chọn các hình thức khác nhau để áp dụng phương pháp này. Tuỳ thuộc vào sở thích của bạn. Ở đây Tú giới thiệu đến bạn 4 cách thức phổ biến và hiệu quả nhất nhé:

Nếu bạn có sử dụng planner hoặc bullet journal, đơn giản hãy thêm một trang cho kanban. Dùng 2 trang giấy để kẻ 3 cột, sau đó thực hiện các bước trên để điền các công việc vào. Bạn có thể sử dụng bút tẩy được, bút chì hay sticky note nhỏ. Như vậy các công việc sẽ dễ chỉnh sửa và di chuyển qua các cột hơn.

Ngoài ra, nếu bạn có khoảng không gian đủ lớn, bạn có thể tạo một bảng Kanban trong phòng mình. Ngày Tú ở Singapore, Tú đã sử dụng Kanban (có thay đổi chút đỉnh) để quản lý những mục tiêu mình muốn đạt được. 

Bạn có thể mua một cái bảng lớn và dùng bút lông để lập bảng Kanban như khi dùng giấy bút.

Hoặc bạn có thể dùng một bảng xốp hoặc một tờ giấy lớn, kẻ các cột To Do, Doing và Done lên đó. Sau đó viết các công việc phải làm lên sticky note. Nhớ là một tờ note chỉ viết duy nhất một công việc thôi nhé. Sau đó hãy lọc ra những công việc thật sự quan trọng mà bạn cần làm. Cuối cùng là dán chúng lên đúng cột của mình và theo dõi mỗi ngày nhé.

Nếu bạn thích quản lý công việc trên máy tính một cách đơn giản, hãy dùng Excel cho Kanban. Tạo ra 3 cột trong cùng 1 sheet, và điền các công việc cần làm vào. Mỗi ngày, hãy kéo các công việc cần làm sáng cột Doing, và tập trung vào chúng cho đến khi thực hiện xong.

Bạn cũng có thể dùng Google Sheet để có thể sync với tất cả thiết bị điện tử. Như vậy, bạn có thể sử dụng ở bất kì đâu. 

Tuy nhiên, Tú không quá khuyến khích sử dụng Excel cho việc này. Đơn giản vì để hết công việc lên Excel nhìn khá là "văn bản" và "máy móc". Niềm hứng khởi từ cái nhìn tổng quan rớt đi nhiều vì giờ trông chúng như một vạn công việc bạn cần làm đầy chán nản. Nếu bạn thích Excel, ít nhất hãy format các cột, tạo các màu sắc cho công việc để chúng trở nên sinh động hơn nhé.

Nếu bạn thích dùng máy tính, và chịu khó học cách sử dụng phần mềm mới, hãy thử Trello. Trello được thiết kế theo phương pháp Kanban - quản lý công việc bằng bảng và các thẻ nhiệm vụ.

Nói gọn thì Trello có được tất cả lợi ích của việc làm Kanban trên Excel. Sync giữa các thiết bị, kéo thả dễ dàng, tạo nhiều bảng Kanban cùng lúc. Hơn thế nữa là vô cùng đơn giản, đẹp và dễ sử dụng.

Hơn thế nữa, Trello có thêm nhiều tính năng khác, như đặt deadline, giao nhiệm vụ cho cá nhân, tạo checklist, v.v... Nếu công việc của bạn phức tạp và chồng chất, Trello sẽ giúp bạn quản lý được tất cả. 

Nhưng đó cũng chính là lý do Tú không quá thích dùng Trello. Đôi khi, Trello hơi dài dòng không cần thiết để quản lý công việc, nếu bạn đã hiểu rõ mình cần làm gì. Vì vậy, hãy đánh giá độ lớn và phức tạp để đạt được mục tiêu của bạn. Và sử dụng Trello phù hợp nhé.

Kanban bao gồm 3 cột To do, Doing và Done. Nhưng bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa chúng cho phù hợp với mục đích của mình. Ví dụ:

• Tạo bảng Kanban để ghi chú những điều bạn muốn học: To Learn, Learning, Got it!
• Tạo bảng Kanban cho bucket list của bạn: Việc tôi muốn làm, Việc tôi thực hiện trong năm nay, Việc tôi đã làm được

Bạn cũng có thể tạo mỗi bảng Kanban cho một project của mình. Hoặc một bảng Kanban lớn cho tất cả project bạn đang thực hiện. Khi ấy, hãy nhớ sử dụng màu sắc khác nhau cho các project khác nhau để dễ quản lý nhé.

Giờ thì hãy thử áp dụng một tháng và xem liệu đây có phải là phương pháp quản lý công việc bạn đang tìm kiếm không nào!